ChatGPT로 엑셀 업무 시간을 절반으로 줄이는 방법

# 예전에는 엑셀작업을 할때, 하나하나의 함수를 알고 이를 능숙하게 사용하는 사람을 엑달이라고 까지 했었습니다. 하지만 최근에 AI 활용이 일반화 되면서, 함수를 잘 몰라도 AI를 통해서 엑셀 작업하는데 크게 문제 없는 세상이 되었습니다. 그래서 이번에는 ChatGPT를 활용해 엑셀 업무를 더 빠르게 처리하는 방법을 소개하고자 합니다.

데이터 정리, 피벗테이블, 재고 분석, 발주 계산, 보고서 작성까지 실무에서 바로 사용할 수 있는 AI 프롬프트를 공개하겠습니다.

 

아직도 엑셀만으로 일하고 계신가요?

엑셀은 여전히 가장 많이 사용하는 업무 도구입니다. 하지만 반복적인 데이터 정리와 계산, 보고서 작성까지 모두 직접 처리한다면 생각보다 많은 시간을 낭비하게 됩니다. 저 역시 처음에는 모든 작업을 엑셀에서 직접 해결하려고 했습니다.

 

하지만 ChatGPT를 업무에 활용하기 시작하면서 같은 업무를 훨씬 빠르게 처리할 수 있게 되었습니다. 중요한 것은 엑셀을 버리는 것이 아니라 ChatGPT와 함께 사용하는 것입니다. 이번 글에서는 실제 실무에서 활용하고 있는 방법을 예시와 함께 소개해 보겠습니다.

 

본문 내 이미지는 ChatGPT  · DALL·E 등 AI 도구로 직접 생성한 것입니다.

1. 복잡한 데이터를 보기 쉽게 정리하기

실무에서는 여러 지점이나 거래처에서 들어온 데이터를 하나로 정리해야 하는 경우가 많습니다. 예를 들어 아래와 같은 데이터가 있다고 가정해 보겠습니다.

 

지점	상품	주문수량
서울점	제품 A	25
부산점	제품 B	12
서울점	제품 A	18
대전점	제품 C	31

 

이 데이터를 그대로 ChatGPT에 붙여 넣고 다음과 같이 요청합니다.

 

"지점별 주문 수량을 합계로 정리하고 피벗테이블 형태로 만들어줘."

 

몇 초 만에 보기 쉬운 표로 정리됩니다. 엑셀에서 직접 작업하는 시간을 크게 줄일 수 있으며, 피벗테이블이 익숙하지 않은 사람에게도 매우 유용합니다.

 

 

2. 반복되는 계산 업무 자동화 하기

재고 관리나 출고 업무에서는 상품별 박스 수를 팔레트 단위로 계산하는 일이 자주 발생합니다.

 

예를 들어,

• 제품 A : 팔레트당 30박스
• 제품 B : 팔레트당 40박스
• 제품 C : 팔레트당 25박스

라고 한다면, ChatGPT에게 다음과 같이 요청하면 됩니다.

 

"상품별 박스 수를 기준으로 필요한 팔레트 수량을 계산해줘."

 

복잡한 계산도 순식간에 끝나며, 여러 상품을 한 번에 계산할 수도 있습니다.

 

 

3. 데이터를 분석하는 시간 줄이기

숫자를 정리하는 것보다 더 어려운 것은 데이터를 해석하는 일입니다. 예를 들어 전주보다 주문량이 증가했다면 그 이유를 찾아야 하고, 특정 상품의 판매가 감소했다면 원인을 분석해야 합니다. 이럴 때는 데이터를 붙여 넣고 다음과 같이 요청합니다.

 

"전주 대비 증감률을 계산하고 주요 변화 원인을 분석해줘."

 

또는

 

"경영진 보고용으로 핵심 내용만 5줄로 요약해줘."

 

숫자를 단순히 보여주는 것이 아니라 의미까지 정리해 주기 때문에 보고서 작성 시간이 크게 줄어듭니다.

 

 

4. 보고서 작성도 훨씬 쉬워집니다.

매주 반복되는 보고서는 생각보다 많은 시간을 차지합니다.

 

예를 들어,

• 이번 주 판매 현황
• 재고 부족 상품
• 다음 주 예상 발주량
• 개선이 필요한 사항

등을 정리해야 한다면,

 

ChatGPT에게

 

"보고서 형식으로 자연스럽게 작성해줘."

 

라고 요청하면 초안을 빠르게 만들 수 있습니다. 이후 필요한 부분만 수정하면 되므로 문서 작성 시간이 크게 단축됩니다.

 

본문 내 이미지는 ChatGPT  · DALL·E 등 AI 도구로 직접 생성한 것입니다.

실제로 제가 자주 사용하는 ChatGPT 프롬프트

아래 프롬프트는 거의 매일 활용하는 내용입니다.

• 엑셀 데이터를 보기 쉽게 정리해줘.
• 피벗테이블 형태로 만들어줘.
• 지점별 주문량을 합계로 계산해줘.
• 전주 대비 증감률을 계산해줘.
• 상품별 출고 수량을 팔레트 단위로 계산해줘.
• 이상치를 찾아줘.
• 보고서 형식으로 작성해줘.
• 발표 자료용으로 요약해줘.
• 그래프로 표현하면 좋은 데이터를 추천해줘.
• 업무 개선 아이디어를 제안해줘.

 

ChatGPT를 사용할 때 꼭 기억해야 할 점

ChatGPT는 매우 강력한 업무 도구이지만 최종 결과를 검토하는 것은 사람의 역할입니다. 특히 아래와 같은 데이터는 반드시 원본과 비교해 확인해야 합니다.

• 금액
• 재고 수량
• 발주 수량
• 거래처 정보

AI는 업무를 대신하는 것이 아니라 검토와 반복 작업을 줄여주는 도구라는 점을 기억하면 더욱 효과적으로 활용할 수 있습니다.

 

결론적으로

ChatGPT를 활용한 이후 가장 크게 달라진 것은 업무 속도였습니다. 단순 반복 작업은 AI에게 맡기고, 사람은 분석과 의사결정에 더 많은 시간을 사용할 수 있게 되었습니다. 

 

엑셀을 잘하는 사람일수록 ChatGPT를 함께 활용하면 더 큰 효과를 얻을 수 있습니다. 

앞으로도 실제 업무에서 바로 사용할 수 있는 ChatGPT 프롬프트와 엑셀 자동화 방법을 지속적으로 소개해 보겠습니다.